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Informe nº 151, de 18/11/2009

DIAGNÓSTICO DA EMPRESA QUANTO AO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE


O primeiro passo de uma empresa que decidiu implantar um sistema de gestão da qualidade é a elaboração de um diagnóstico da situação atual desta empresa em relação ao modelo ou norma que pretende seguir, é o que recomenda o Consultor Herbert Levy. É a partir do relatório deste diagnóstico que será elaborado o plano de trabalho e cronograma. O diagnóstico do sistema de gestão é uma atividade que tem o objetivo de comparar os procedimentos atualmente utilizados na organização com padrões de referência. Antes de realizar o diagnóstico, é recomendável que: a) A alta direção já tenha realmente se decidido pela implantaçåo de um Sistema de Gestão da Qualidade; b) Tenha havido pelo menos uma palestra para a Alta Administração e Gerências para apresentação da filosofia e vantagens da implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade. A realização do diagnóstico deve ser preferencialmente feita por uma entidade externa. Isso dá uma maior liberdade para os questionamentos que serão necessários, o que seria difícil fazer por um funcionário devido às ligações normais de trabalho. A seleção desta entidade deve ser feita com cuidado. Além da experiência declarada em catálogos, sugere-se que seja feito contato com pessoas que já coordenaram trabalhos em outras empresas com essa mesma entidade. É importante que a Direção da empresa confie na entidade selecionada, caso contrário suas conclusões poderão ser questionadas. Desta forma a escolha não pode prender-se exclusivamente a preços. A diretoria precisa concordar com essa premissa. Selecionada a empresa, parte-se para uma etapa que determinará o sucesso ou não desse trabalho. O coordenador do trabalho deve ter reuniões com as pessoas da entidade selecionada que atuarão como entrevistadores. Deve-se tentar passar para elas informações sobre a história e a cultura da empresa, de uma forma geral que não crie nenhum preconceito ou predisposição, além do atual modelo formal de organização ( organograma, atribuições, etc ). Os entrevistadores certamente saberão lidar com essas informações.Definido o cronograma preliminar, parte-se para a parte de "venda do produto". É preciso transmitir às pessoas que serão entrevistadas a importância do diagnóstico não só para a organização como também para o trabalho desses profissionais em seu próprio departamento. O entrevistado precisa entender as vantagens que ele terá com esse trabalho. A principal delas é reduzir o tempo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade nesse departamento, uma vez que todos os pontos fracos serão apontados. Deve-se transmitir que a filosofia de qualidade baseia-se em melhoramentos contínuos. Os pontos fracos eventualmente apontados não serão usados contra o profissional ou o departamento, e sim como uma fonte para proceder os melhoramentos. Numa empresa que está implantando sistema de gestão da qualidade, seus profissionais deverão ser avaliados pela capacidade em reagir às dificuldades e de propor as soluções, e não por um eventual passivo que tenha sido acumulado, que muitas vezes foi por culpa da empresa e não do profissional. Para conseguir isso realize reuniões, tantas quanto julgar necessário. Coloque-se no papel de vendedor. Procure obter algum artigo ou "paper" que trate desse assunto e circule com esse público. Este trabalho poderá colaborar. Defina em conjunto com a empresa contratada o cronograma detalhado. Faça uma comunicação para todos os entrevistados informando a agenda. Oriente-os para que se preparem para essa entrevista. Como o tempo será curto, é necessário que ela seja a mais objetiva e produtiva possível. Peça para que cada órgão elabore previamente o organograma interno de cada departamento. Mesmo que o organograma oficial da empresa não entre neste nível de detalhe, peça que ele seja feito englobando todos os funcionários, incluindo aqueles que exercem atividades de supervisão sobre outros funcionários, mesmo que não seja formal. Alguns consultores chamam de funcionograma. Solicite que o responsável pelo departamento colecione numa pasta todos os procedimentos, manuais, instruções escritas que existem referentes às atividades. Isso facilitará muito durante a entrevista. É recomendável que o coordenador da qualidade da empresa acompanhe a realização das entrevistas. É uma oportunidade rara para que ele conheça mais de perto as atividades de todos os órgãos. Deverá ser explicado ao entrevistado que a presença do coordenador tem a finalidade apenas de ajudar a tirar alguma dúvida. Sua postura deve ser de ouvinte. Se chamado a participar, deverá fornecer apenas as informações solicitadas, abstendo-se de fazer comentários ou avaliações. Recomendamos que ele faça suas próprias anotações como se fosse o entrevistador. Essas anotações o ajudarão a conhecer melhor o funcionamento do sistema e servirão para tirar eventuais dúvidas quando receber o relatório final da empresa de consultoria. As entrevistas deverão ser realizadas no próprio ambiente de trabalho do entrevistado. Tudo deve ser feito para que ele se sinta o mais a vontade possível. Deve-se solicitar para que a entrevista não seja interrompida, especialmente por telefonemas. Após a conclusão do trabalho, será recebido um relatório do diagnóstico, produto básico para o sucesso da implantação do sistema de gestão da qualidade. Dê conhecimento à Alta Administração e discuta a estratégia a ser adotada para assegurar o comprometimento dos gerentes na implementação das melhorias sugeridas. Promova uma reunião com os gerentes, incluindo a Alta Administração para apresentação e distribuição do relatório. A Alta Administração, e não o coordenador da qualidade, deve solicitar a elaboração de um cronograma por departamento, relacionando os recursos necessários ( contratação de consultoria/treinamento, alocação de empregados para tarefas específicas, etc ). O ponto chave é obter o comprometimento com a elaboração de um cronograma factível. Para a elaboração do diagnóstico da sua empresa conte com os profissionais da Heros- Levy Associados . Solicite uma visita pelos fones (48)-9984-9738 ou (48) 3433-9338


18/11/2009

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